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CTe e MDFe: descubra quando usar cada um em sua logística

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Com a necessidade de fiscalizar e controlar as cargas que atravessam nosso país, criou-se dois documentos fiscais para o transporte de carga: o CTe e MDFe. Eles são fundamentais quando falamos de qualquer tipo de carga movimentada, seja ela rodoviária, hidroviária, aeroviária ou ferroviária.

A principal função da obrigatoriedade desses documentos é gerenciar o trajeto do transporte, de sua origem até seu destino, para que as cargas cheguem sempre em boas condições.

Para entender melhor quando usar o CTe e MDFe, quais as suas diferenças e relações, além da importância de cada um, siga nessa leitura conosco!

O que é CTe?

A sigla CTe significa “Conhecimento de Transporte Eletrônico”. Trata-se de um documento fiscal que registra a operação de prestação de serviços de transporte de carga, por isso ele é obrigatório durante o deslocamento.

Em linhas gerais, é esse documento fiscal eletrônico que identifica o remetente e o destinatário da carga, assim como o trajeto que ele irá percorrer. Então, a cada destinatário é preciso apresentar o CTe para que a liberação da carga seja feita. Isso significa que se um caminhão for enviado a diversos pontos, com cargas diferentes, o CTe deve ser emitido para cada um desses destinos.

Todos os transportes precisam do CTe, desde os ferroviários e aéreos, até os aquaviários e dutoviários. A fiscalização responsável pela inspeção de cada transação comprova cada uma delas e o que há em suas cargas em parceria com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Todo processo do CTe é fundamental, pois assim como em transações comerciais, os deslocamentos feitos por transportes também precisam ser documentados. Então, esse documento fica com a responsabilidade de que se informe a procedência de toda carga para evitar quaisquer apreensões.

O que é MDFe?

A sigla MDFe significa “Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais”. Trata-se de um documento fiscal que regula os produtos registrados que estão em trânsito e são conduzidos por transportadoras, agrupando em si vários CTes.

O MDFe deve ser emitido sempre que houver locomoção de cargas para outros estados. Assim como o CTe, a fiscalização faz a inspeção em parceria com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Sua emissão deve ser feita tanto por transportadoras emitentes do CTe, quanto por emitentes de NFe, ou seja, de empresas que transportam carga própria, mesmo na contratação de um autônomo.

Sendo assim, em linhas gerais, esse documento, disponível apenas no digital, reunirá as informações existentes na Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e no Conhecimento de Transporte (CTe). Então, no momento da fiscalização, não é preciso apresentar todos os documentos de CTe, uma vez que o MDFe já irá cumprir o papel de comprovar todos os destinatários e as cargas enviadas.

Algumas das principais funções do MDFe são:

  • Facilitar o registro em lote de documentos fiscais eletrônicos em trânsito
  • Identificar quem é o responsável pelo transporte nos trechos do percurso
  • Fazer a identificação da unidade de carga
  • Rastrear a circulação física da carga
  • Registrar o início e fim do transporte
  • Afirmar as informações da NF-e e do CT-e
  • Registrar as modificações das unidades de transporte, das cargas e de seus condutores

Qual a diferença entre CTe e MDFe?

Como explicamos anteriormente, uma mesma operação de transporte pode ter mais de um CTe. Se isso acontecer, é preciso gerar um MDFe, pois ele reúne em si o resumo de toda a operação de transporte.

Então, a diferença entre CTe e MDFe fica no fato de que o primeiro deve ser emitido sempre que transportadoras terceirizadas são contratadas para transportar cargas, enquanto o segundo é exigido em operações interestaduais, até mesmo quando o transporte da carga é feito pelo próprio dono da carga.

E qual a relação entre CTe e MDFe?

É a partir destes dois documentos que a fiscalização libera ou retém uma carga. Na prática, a fiscalização não olha um por um dos CTes, pois isso ocuparia muito tempo, então os motoristas precisam apresentar o MDFe, que mostrará em um só documento todos os CTes.

Logo, a relação entre CTe e MDFe é vista na prática, quando, ao fazer a circulação da carga, é emitido o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico, pois nele todos os CTes estarão disponíveis para a averiguação da fiscalização.

Isso tudo porque toda circulação de carga precisa, obrigatoriamente, de uma nota fiscal por parte do contribuinte, conforme estabelecido pelo Convênio ICMS s/nº, de 1970.

Como saber quando devo usar o CTe ou MDFe?

A emissão do CTe deverá ser feita sempre que houver a contratação de uma transportadora terceirizada para levar a carga para destinatários de municípios diferentes.

Já o MDFe deve ser emitido em operações intermunicipais, ou seja, sempre que houver locomoções para outros estados, independentemente da contratação de transportadoras terceirizadas.

Assim, pode existir mais de um CTe nessas operações, mas só é obrigatório gerar um MDFe, pois ele reunirá todas as movimentações que o transporte fará.

Quando a emissão do MDFe não é obrigatória?

Segundo o ajuste SINIEF 21/10, publicado em abril de 2021 pelo Confaz, o MDFe não é obrigatório nos seguintes casos:

I – Operações e prestações realizadas por pessoa física ou jurídica responsável pelo transporte de veículo novo não emplacado,

quando este for o próprio meio de transporte, inclusive quando estiver transportando veículo novo não emplacado do mesmo adquirente

II) Microempreendedor Individual – MEI

III) Pessoa física ou jurídica não inscrita no cadastro de contribuintes do ICMS

IV) Produtor rural, acobertadas por Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e, modelo 55

V) contratante do serviço de transporte, nos casos em que o transportador autônomo de cargas emita o MDF-e pelo Regime Especial Nota Fiscal Fácil,

na forma prevista no Ajuste SINIEF nº 37/19.”.

A tecnologia é uma aliada das obrigações fiscais

Agora você já sabe quando utilizar o CTe e MDFe para evitar irregularidades no deslocamento de sua carga.

E com a ajuda de processos tecnológicos que gerenciam seus documentos, atender as obrigações fiscais do CTe e MDFe fica ainda mais simples e fácil.

Aqui na CargOn, por exemplo, nós permitimos que você visualize em tempo real todo o processo de emissão dos CTes e MDFes, aumentando a eficiência da operação de seu transporte, além de garantir um espaço em que esses documentos digitais fiquem acessíveis a você e ao seu transportador.

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