A auditoria de frete é uma prática essencial para empresas que buscam controlar custos logísticos, garantir a conformidade contratual e melhorar a eficiência operacional. Com a crescente complexidade das operações de transporte e a necessidade de manter uma logística enxuta e eficiente, auditar os fretes se torna uma ferramenta estratégica fundamental.
Por isso, vamos explorar nesse artigo os principais objetivos de uma auditoria de frete, os desafios comuns enfrentados e orientações práticas sobre como realizá-la com sucesso.
O QUE É UMA AUDITORIA DE FRETE?
A auditoria de frete consiste na análise detalhada das faturas de transporte, com o objetivo de verificar a precisão dos valores cobrados pelas transportadoras. Dessa forma, envolve a comparação entre o que foi acordado em contrato e o que efetivamente foi cobrado, identificando divergências e corrigindo erros financeiros.
Os principais objetivos dessa prática incluem:
Aprimoramento dos processos internos: Analisar os dados de frete ajuda a entender gargalos operacionais e melhorar a eficiência logística.
Identificação de cobranças indevidas: Erros de cálculo, tarifas aplicadas incorretamente e cobranças duplicadas são problemas comuns em faturas de frete.
Conformidade contratual: Certificar-se de que os valores cobrados estão de acordo com os contratos estabelecidos com as transportadoras.
Otimização de custos: A auditoria permite identificar oportunidades para negociações melhores e otimizar rotas e tarifas.
DESAFIOS COMUNS ENFRENTADOS EM UMA AUDITORIA DE FRETE
Auditar o frete é um processo essencial para garantir que os custos logísticos estejam corretos e que a empresa não esteja pagando valores indevidos. No entanto, essa tarefa pode ser bastante desafiadora, especialmente para operações logísticas complexas. Por isso, destacamos os principais desafios e como eles impactam a auditoria de frete.
Erros de Documentação
A auditoria de frete depende de documentos precisos e bem preenchidos, como notas fiscais, conhecimentos de transporte e comprovantes de entrega. No entanto, é comum encontrar inconsistências, como informações divergentes entre o pedido e a fatura da transportadora e falta de detalhes essenciais, como pesos exatos e códigos de mercadoria.
Volume de Dados e Complexidade das Faturas
Empresas que lidam com grandes volumes de frete precisam processar milhares de faturas, cada uma com detalhes específicos de rotas, pesos e tarifas. Sendo assim, esse grande volume de informações pode levar a dificuldades em identificar discrepâncias entre o que foi contratado e o que foi cobrado e tempo excessivo gasto na verificação manual das faturas.
Variedade de Tarifas e Serviços de Transporte
O setor de transporte oferece múltiplas opções de serviço, como transporte expresso, cargas fracionadas e fretes dedicados, cada um com uma estrutura tarifária diferente. Além disso, os custos podem variar conforme peso e dimensões da carga, bem como distância percorrida e zonas tarifárias.
Falta de Integração de Sistemas
Muitas empresas ainda utilizam processos manuais ou sistemas desconectados para gerenciar sua logística e auditoria de frete. Contudo, essa realidade pode resultar em dificuldade para cruzar dados entre diferentes plataformas (TMS, ERP, planilhas manuais) e falta de visibilidade dos custos totais de transporte.
COMO FAZER UMA AUDITORIA DE FRETE EM ETAPAS SIMPLES
Como fazer uma auditoria de frete em etapas simples
Aqui estão as principais etapas para conduzir uma auditoria de frete eficiente:
1. Coletar todas as informações relevantes
Reúna faturas, contratos, pedidos de compra e relatórios de transporte. Certifique-se de que os dados estejam organizados e acessíveis.
2. Validar dados das faturas
Verifique se as informações presentes nas faturas são precisas, como peso e volume das mercadorias, tarifas aplicadas, local de coleta, entrega e modalidade de transporte. Assim, evitando cobranças indevidas, discrepâncias nos valores pagos, erros na tributação e problemas logísticos que possam impactar o fluxo de entrega. Além disso, a conferência rigorosa das faturas ajuda a garantir que a empresa esteja pagando exatamente pelo serviço contratado, prevenindo prejuízos financeiros e melhorando o controle dos custos operacionais.
3. Comparar com os contratos
Certifique-se de que os valores cobrados estejam em conformidade com os contratos firmados. Esteja atento a cláusulas de reajuste e descontos. Dessa forma, garante que a empresa não pague valores indevidos, evita surpresas com cobranças inesperadas e assegura o cumprimento dos acordos estabelecidos com as transportadoras. Além disso, a revisão cuidadosa das cláusulas de reajuste e descontos possibilita a identificação de oportunidades de economia e otimização dos custos logísticos.
4. Identificar divergências e corrigir erros
Documente todas as discrepâncias encontradas. Entre em contato com as transportadoras para negociar correções e evitar futuras cobranças indevidas.
5. Automatizar o processo com tecnologia
Ferramentas de auditoria automatizadas podem agilizar a análise, cruzamento de dados e geração de relatórios, reduzindo erros humanos e tempo gasto.
6. Gerar relatórios claros e acionáveis
Produza relatórios detalhados com os resultados da auditoria, destacando os principais problemas encontrados e as ações corretivas realizadas.
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Uma auditoria de frete bem conduzida traz benefícios financeiros e operacionais significativos para a empresa. Com processos claros, automação e uma análise detalhada, é possível garantir que os custos logísticos estejam sempre sob controle e alinhados às melhores práticas do mercado. Por isso, a CargOn oferece uma plataforma intuitiva e que atende às demandas logísticas da indústria e do embarcador.
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Denny Mews – CEO& Founder CargOn
